Exa Profits Group / División HVAC + R 

El presente documento describe en general los términos y condiciones para Proyectos, Servicios, Soporte, Mantenimiento y Soluciones de la división HVAC+R de Exa Profits Group, considerando Aire Acondicionado, Refrigeración, Congelación, Cuartos Limpios, Extracción de Aire y soluciones especiales.

Estos términos y condiciones podrán ser ajustados y personalizados en relación con las necesidades, requerimientos y alcances de cada proyecto, servicio, soporte, intervención, y solución en relación a los productos y servicios otorgados por la división HVAC+R.

1. Alcance del Servicio

1.1 Exa Profits Group División HVAC+R proporcionará proyectos, servicios, soporte, y soluciones personalizadas, de acuerdo con las especificaciones acordadas con El Cliente, que pueden incluir análisis, diseño, suministro, instalación, puesta en marcha, mantenimiento y/o reparación-restauración de sistemas, instalaciones e infraestructura de aire acondicionado, refrigeración, congelación, cuartos limpios, extracción de aire y soluciones especiales.

1.2 El Cliente deberá proporcionar acceso total, seguro y adecuado a las instalaciones donde se llevarán a cabo los proyectos y servicios, así como la información y la total cooperación requerida para la ejecución satisfactoria del proyecto y trabajos contratados, para que estos sean entregados conforme a lo acordado.

2. Precios y Pagos

2.1 Los precios de nuestros proyectos, productos y servicios serán acordados con Exa Profits Group División HVAC+R y El Cliente, se establecerán en base a una evaluación detallada conforme a los alcances y requisitos de cada proyecto, donde se le comunicara a El Cliente por una oferta, la cual hasta ser autorizada, con la firma y/o el sello se podrán dar inicio a los trabajaos necesarios. Los pagos se realizarán de acuerdo con los términos acordados entre ambas partes.

2.2 Exa Profits Group División HVAC+R proporcionará al cliente un presupuesto detallado que incluya todos los costos asociados con los servicios solicitados o proyecto a desarrollar, incluidos los materiales, equipos, la mano de obra, insumos, viáticos, impuestos y cualquier otro gasto relevante.

2.3 Los pagos por los servicios proporcionados por Exa Profits Group División HVAC+R serán efectuados según los términos convenidos entre ambas partes y especificados en la cotización, y factura correspondiente. Puede solicitarse un pago inicial o un anticipo antes de iniciar el trabajo, especialmente en proyectos de gran escala. El pago final deberá hacerse al concluir exitosamente los servicios brindados, a menos que se acuerde lo contrario por escrito.

2.4 En caso que El Cliente requiera pagos por avances de obra o avance de proyecto, se emitirán las facturas de acuerdo con el cronograma y evidencia de avance de obra / proyecto, el cliente se compromete realizar los pagos dentro de los plazos especificados en cada factura. 

2.4 En caso de retraso en el pago de cualquier factura, el cliente acepta pagar intereses por demora calculados a una tasa del 1% por cada día de retraso en el pago, desde la fecha de vencimiento hasta la fecha de pago efectivo.

2.5 El cliente reconoce a Exa Profits Group División HVAC+R y se reserva el derecho de retener la entrega de cualquier trabajo finalizado hasta que se reciba el pago completo de todas las facturas pendientes. Además, Exa Profits Group División HVAC+R se reserva el derecho de suspender o cancelar los servicios en caso de incumplimiento de los términos de pago por parte del cliente.

2.6 Los pagos deberán efectuarse mediante transferencias bancarias. El Cliente se compromete a proporcionar los recibos electrónicos que respalden las transferencias bancarias a su ejecutivo asignado.

3. Calidad y Garantía

3.1 Exa Profits Group División HVAC+R garantiza todos los servicios prestados se llevarán a cabo de manera profesional y competente, de acuerdo con las mejores prácticas de la industria y los estándares de calidad establecidos sea por normativa o buenas prácticas.

3.2 En caso de que se encuentren defectos en los elementos, insumos, servicios prestados debido a errores o fallas, Exa Profits Group División HVAC+R, nos comprometemos a corregirlos sin costo adicional para el cliente, siempre que se notifiquen dentro del período de garantía especificado.

3.3 Las garantías, coberturas y especificaciones de cada póliza se detallarán de acuerdo a las particularidades de cada proyecto o servicio. Asimismo, se implementarán en conjunto con las garantías ofrecidas por los fabricantes, en donde nos comprometemos a coordinar y gestionar el reclamo y hacer valida la garantía ante los fabricantes.

3.4 El cliente tendrá derecho a inspeccionar y probar los productos o servicios entregados por Exa Profits Group División HVAC+R dentro de un período razonable o acordado por ambas partes después de su entrega o finalización de proyecto.

3.5 Se considerará que los productos o servicios han sido aceptados por el cliente si no se notifican defectos o problemas dentro del período de inspección especificado en el contrato o en garantía que en particular se realizará para cada proyecto, servicio o intervención otorgada a El Cliente. 

3.6 Las garantías proporcionadas por Exa Profits Group División HVAC+R no cubrirán daños o defectos causados por uso indebido, negligencia, modificaciones no autorizadas, variaciones de electricidad, problemas relacionados con un mal suministro eléctrico, ante eventos de vandalismo o condiciones ambientales adversas. 

3.7 Exa Profits Group División HVAC+R no será responsable de los daños consecuentes o incidentales que resulten del uso o la imposibilidad de utilizar los productos o servicios suministrados.

3.8 La División HVAC+R de Exa Profits Group, bajo ningún concepto, se responsabiliza por las pérdidas derivadas de paros en la producción, equipos, componentes o infraestructura, ya sea por eventos naturales o provocados. Se exhorta al Cliente a asumir la responsabilidad de la operatividad de sus sistemas e instalaciones, se recomienda la contratación de seguros adecuados o la implementación de planes de contingencia para reducir al mínimo cualquier repercusión económica o contractual provocada por tales interrupciones.

4. Responsabilidad y Seguro

4.1 Exa Profits Group División HVAC+R y su personal contratado llevará a cabo sus actividades con el debido cuidado y diligencia,  además, se asegurará de cumplir con todas las normativas de seguridad y salud ocupacional aplicables.

4.2 Exa Profits Group División HVAC+R mantendrá un seguro adecuado para cubrir cualquier responsabilidad en caso de accidentes, incidentes, imperfectos, daños o lesiones durante la ejecución de los proyectos y servicios

4.3 En caso que El Cliente necesite que Exa Profits Group División HVAC+R cumpla términos y condiciones en particular sobre responsabilidad, salud ocupacional, seguridad, higiene y condiciones de trabajo, deberá informarlo al ejecutivo asignado para su atención, sus requerimientos favor de realizarlas por escrito.

5. Cambios en el Alcance del Proyecto

5.1 Cualquier cambio en el alcance del proyecto requerirá el consentimiento mutuo por escrito de ambas partes, y puede estar sujeto a ajustes en los precios y plazos acordados.

6. Custodia de Materiales, Equipos, Herramientas, Infraestructura, e Insumos:

6.1 Exa Profits Group División HVAC+R entregará materiales, equipos, maquinaria, herramientas e insumos en las instalaciones de El Cliente para la ejecución de los proyectos y servicios acordados.

6.2 Una vez entregados, la responsabilidad por la custodia y el cuidado de estos materiales, equipos, herramentales, herramientas, maquinaria, infraestructura e insumos recaerá completamente por parte de El Cliente.

6.3 El Cliente deberá asignar un área de resguardo seguro y adecuado para almacenar los materiales, equipos, herramientas, maquinarias, infraestructura e insumos proporcionados por Exa Profits Group División HVAC+R, y tomará las medidas necesarias para protegerlos contra pérdida, robo, daño o deterioro.

6.4 Exa Profits Group División HVAC+R no será responsable de ningún daño, pérdida o robo de materiales, equipos, herramientas, maquinarias, infraestructura e insumos una vez entregados en las instalaciones del cliente, salvo en caso de negligencia comprobada que acota a la División HVAC+R.

6.5 En caso de pérdida, robo, daño o deterioro de los materiales, equipos, herramientas, maquinarias, infraestructura, e insumos entregados en las instalaciones del Cliente debido a negligencia o incumplimiento por parte de El Cliente, este será responsable de reponer o pagar el valor total de los elementos afectados.

6.6 En situaciones de clausura parcial o total de la obra que impidan a Exa Profits Group y sus subsidiarias recuperar sus equipos, herramientas, maquinarias e insumos, el cliente asume la responsabilidad de pagar o reponer el inventario de estos elementos. Además, el cliente deberá compensar por cualquier deterioro o pérdida de los equipos e insumos que ocurra debido al cierre de la obra, ya sea por restricciones de acceso o negligencia por parte del cliente.

7. Cancelación de Proyectos y Penalizaciones.

En caso de que El Cliente decida cancelar un proyecto después de que se haya aprobado, se aplicarán las siguientes penalizaciones:

7.1 No se realizarán retornos de pagos, anticipos o inversiones ya destinadas para el proyecto. Estos fondos serán considerados como compensación por los costos y recursos incurridos por Exa Profits Group División HVAC+R hasta el momento de la cancelación.

7.2 El Cliente estará sujeto a una penalización por cancelación, la cual será determinada en base al porcentaje acordado del valor total del proyecto. Esta penalización se calculará para cubrir los gastos administrativos, operativos, logísticos, de adquisición o compras, y de oportunidad asociados con la cancelación del proyecto.

7.3 Exa Profits Group División HVAC+R se reserva el derecho de retener cualquier pago pendiente por servicios realizados hasta la fecha de cancelación, así como de exigir el pago de la penalización correspondiente antes de liberar cualquier documentación o propiedad relacionada con el proyecto.

8. Contingencias de Fuerza Mayor. 

8.1 En caso de que ocurran circunstancias fuera del control razonable de ambas partes, tales como desastres naturales, disturbios sociales, conflictos políticos, acciones bélicas, huelgas, u otras causas de fuerza mayor, que impidan la continuación o cumplimiento del proyecto, ninguna de las partes será considerada responsable por cualquier retraso o incumplimiento resultante de dicha contingencia.

8.2 Ambas partes acuerdan trabajar de buena fe para mitigar cualquier impacto negativo en el proyecto y buscar soluciones alternativas para su continuación o termino de proyecto en la medida de lo posible. Además, ninguna de las partes será sujeta a sanciones, multas o penalizaciones por retrasos o incumplimientos causados por tales circunstancias de fuerza mayor.

9. Plazos de Entrega. 

9.1 Los Plazos de Entrega serán acordados en cada uno de los contratos, proyectos, servicios o intervenciones que los clientes contraten. 

9.2 Los plazos podrían modificarse o extenderse en caso de que se añadan nuevas tareas al proyecto.

10. Propiedad Intelectual. 

10.1 Todos los derechos de propiedad intelectual vinculados a los diseños, planos, especificaciones, software, manuales, documentos técnicos, información operativa, estrategia y demás materiales generados por los fabricantes y por Exa Profits Group División HVAC+R durante la ejecución de servicios o en la elaboración de proyectos y provisión de soluciones serán de exclusiva propiedad, excluyendo así cualquier tipo de posesión intelectual o industrial a favor de El Cliente.

10.2 En el caso que el cliente obtenga una licencia otorgada por un fabricante, distribuidor o por Exa Profits Group División HVAC+R, esta será única, no se podrá transferir, y estará restringida para ser utilizada con los propósitos previstos en su proyecto, servicio o solución. 

10.3 El Cliente se compromete a no reproducir, modificar, distribuir o utilizar los materiales entregados por los Fabricantes y por Exa Profits Group División HVAC+R para los fines distintos a los acordados en el contrato o proyecto.

11. Garantías y Servicios. 

11.1 Exa Profits Group División HVAC+R ofrece garantías sobre la calidad de cada uno de los elementos, equipos, componentes, insumos y los relacionados con mano de obra. Estas garantías se detallarán conforme a los alcances y naturaleza de cada proyecto.

11.2 La garantía cubrirá defectos de mano de obra y defectos de materiales e insumos durante un período específico, que será determinado en el contrato y puede variar según la naturaleza del proyecto y los servicios prestados. La garantía solo será válida si el cliente ha cumplido con todas las obligaciones y pagos estipulados en el contrato.

11.3 En caso de detectar un defecto cubierto por la garantía, el cliente deberá notificar de inmediato a su coordinador de obra o a su ejecutivo asignado y proporcionará pruebas fílmicas – fotográficas sobre el problema, Exa Profits Group analizará su situación y se compromete a investigar la reclamación y, si se determina que el defecto está cubierto por la garantía, se corregirá lo antes posible y sin costo adicional para el cliente. 

11.4 La garantía no cubrirá daños causados por el uso indebido, negligencia por el cliente, su personal o actos de terceros, vandalismo, desastres naturales, modificaciones no autorizadas, falta de mantenimiento o un mantenimiento inadecuado o cualquier otra circunstancia que esté fuera del control razonable de Exa Profits Group División HVAC+R.

11.5 La garantía será anulada si el cliente realiza modificaciones no autorizadas en los proyectos e infraestructura realizada, o bien, en los componentes y equipos entregados, además, si en caso de no proporcionar el acceso adecuado para llevar a cabo las correcciones necesarias, o de no notificar de los defectos dentro del período especificado en el contrato o garantía especificada.

11.6 Exa Profits Group División HVAC+R podrá ofrecer servicios de mantenimiento, conservación y mejora a través de un programa de pólizas de mantenimiento o bien como proyecto de mantenimiento, conservación o mejora a demanda, esto se tratará como un proyecto nuevo con un costo asociado. 

11.7 El Cliente acepta las recomendaciones por parte Exa Profits Group División HVAC+R en materia de mantenimiento periódico y programado que requiere a los equipos, elementos e infraestructura instalada, en caso que no se lo otorgue el mantenimiento oportuno a estos elementos, equipos e infraestructura instalada se anulara de inmediato la garantía, tanto de Exa Profits Group como la del fabricante. 

11.8 El cliente se compromete a proporcionar acceso seguro y oportuno a las instalaciones para llevar a cabo el servicio de mantenimiento y conservación. Además, el cliente deberá notificar a Exa Profits Group vía correo electrónico consultas@exaprofits.com o a su ejecutivo asignado de cualquier problema o necesidad de mantenimiento adicional que surja entre las visitas programadas.

12 Servicio, Mantenimiento, Asistencia y Soporte. 

12.1 El Cliente acepta que todo servicio, mantenimiento y soporte relacionado con los equipos, infraestructura y sistemas proporcionados por Exa Profits Group División HVAC+R será realizado exclusivamente por personal autorizado de parte nuestra.

12.2 El Cliente acepta que cualquier material, herramienta o insumo utilizado durante el servicio, mantenimiento y soporte será suministrado únicamente por Exa Profits Group División HVAC+R, a menos que por temas de importación, y políticas de los fabricantes indiquen que será vendido directamente a El Cliente. 

12.3 Exa Profits Group División HVAC+R garantiza por escrito cada servicio, mantenimiento y soporte, el cual es realizado por su personal, y que cumplirá con los más altos estándares de calidad, y durabilidad; además, será llevado a cabo de acuerdo con las especificaciones del fabricante y las mejores prácticas de la industria.

12.4 Se podrá establecer condiciones especiales para cada cliente en materia de Servicio, Mantenimiento, Asistencia, Soporte y Garantías en cada proyecto, previo acuerdo por escrito y aceptado por ambas partes. 

12. Capacitación. 

12.1 Exa Profits Group División HVAC+R ofrece capacitación al personal del cliente con el objetivo de proporcionar conocimientos y habilidades necesarias para el uso correcto, cuidado y atención de primera línea de los productos, equipos, infraestructura o en relación con los servicios proporcionados.

12.2 El contenido de la capacitación será diseñado y adaptado según las necesidades específicas del cliente y los productos o servicios involucrados. Puede incluir, entre otros, instrucciones de operación, mantenimiento preventivo, seguridad en el lugar de trabajo, solución de problemas básicos y buenas prácticas recomendadas y alcances en específico que sean necesarios que el personal de El Cliente requiera conocer. 

12.3 La capacitación puede ser impartida de manera presencial en las instalaciones del cliente o de manera remota a través de plataformas en línea, según lo acordado entre las partes.

12.4 El Cliente se compromete a facilitar la participación del personal designado en la capacitación proporcionada, asegurando que tengan el tiempo y los recursos necesarios para completar la capacitación de manera efectiva.

12.5 El Cliente es responsable de garantizar que el personal capacitado cumpla con las prácticas de seguridad y procedimientos operativos establecidos durante el uso de los productos, equipos o servicios suministrados

12.6 Al finalizar la capacitación, se puede realizar una evaluación para medir el nivel de competencia adquirido por el personal del cliente. Esto puede incluir pruebas escritas, evaluaciones prácticas o sesiones de retroalimentación o de demostración.

12.7 En algunos casos el costo de la capacitación será determinado según la duración, el alcance y la modalidad de la capacitación, y se acordará previamente entre Exa Profits Group División HVAC+R y El Cliente. Se proporcionará una cotización detallada que incluya los costos asociados con la planificación, preparación, entrega y evaluación de la capacitación.

13. Confidencialidad

13.1 Es pactado por todas las partes involucradas conservar la confidencialidad de cualquier dato de carácter comercial, fiscal, legal, financiero, contractual, operativo, técnico u otra información confidencial, ya sea proporcionada de manera implícita o explícita por cualquiera de las partes en relación con estos términos y condiciones autorizados.

14. Resoluciones

14.1 En caso de controversias relacionadas con este contrato, o con los contratos otorgados por cada proyecto, servicio o intervención las partes se comprometen a resolverlas de manera amistosa mediante negociaciones de buena fe, buscando acordar una solución favorable para todas las partes.

14.2 Una vez entregado el trabajo o servicio, y El Cliente de su visto bueno, conforme a lo acordado, ambas partes darán por concluido el trabajo o servicio, y no podrá haber reclamos posteriores, bajo ninguna circunstancia, a menos que entren dentro de la garantía previamente acordada.

15. Vigencia y Terminación

15.1 Los presentes términos y condiciones en general están vigentes desde 01/05/2024.